招标采购文件作为采购交易的要约邀请文件，是采购过程中采购方对供应商响应文件进行评审的重要依据，采购交易达成后即成为双方当事人权利义务履行的凭证。
如何编制一份科学、合理的采购文件，关系到采购活动能否实现公开、公平、公正和诚实信用的采购原则，也关系到能否实现“阳光采购”、“降本增效”的最终采购目的。
编制招标采购文件是采购活动中的重要环节，具体到如何编制政府采购文件，笔者认为可以分为三个阶段：准备阶段、编制阶段、复核阶段。
一、准备阶段
在正式编制采购文件之前要进行充分准备，大体分为三步：
1、确认
对采购项目关键要素进一步确认，以保证采购实施的有效性。如，确定采购预算、采购内容、采购方式和采购前的报批文件是否一致。
2、计划
代理机构对采购各阶段依法规划，对采购流程所需时间进行充分考量，再编制采购计划，因为科学合理的采购计划是后续采购活动顺利进行的重要保证。
3、定需求
编制一份合格的采购文件必须建立在科学细化的采购需求基础之上。
技术参数和要求都是不同的
在实际工作中发现，采购人编制的需求经常存在以下三个问题：需求笼统，不明确；需求苛刻，不现实；需求具有指向性，不公正。如，某项目采购标的是一批货物，但采购需求文件提供的只有货物数量而没有具体的规格参数。又如，某项目需求中的服务条款过于苛刻，远远超过实际需要。再如，某项目采购人提供的货物技术参数只有国内一两家知名品牌能够满足，具有明显的指向性。
因此，在审核采购需求时，笔者认为需要注意以下几个要点：看需求是否具有科学性，避免过于宽泛，导致满足需求的供应商数量过多，无法筛选出真正符合采购人需求的供应商；看需求是否具有竞争性，避免技术参数过于苛刻，导致竞争不充分而产生采购失败的情形；看需求是否具有排他性，避免通过指定品牌型号、指定特定专利等方式来指向特定供应商的情况，不然，容易引起质疑。
PS:如何编制科学合理的采购需求
采购需求是指采购人为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。科学、合理、明确的采购需求可实现公开、公平、公正的引导投标人参与竞标，最终实现项目降本增效的采购目的。
我们可以通过多种方式，利用各种资源，对招采项目进行采购需求调查确定，形以满足招标采购要求。
1、行业咨询
咨询同行业采购人采购经验、采购专家项目经验、使用部门过往项目使用意见；搜集相关信息网站招采信息，归纳、汇总形成初步采购需求初步得出购项目的功能、需求和目标。
2、供应商问卷调查
发布采购意向，对潜在供应商进行问卷调查（调查对象一般不少于3个），广泛听取潜在供应商意见，取长补短，形成更为完善的采购需求。
3、专家论证
邀请采购项目行业专家对初步采购需求进行评审/论证，进一步修改确定详细采购需求。
二、编制阶段
编制采购文件阶段首先需抓住要点，搭好框架。关键要点主要有：
1、潜在供应商的资格条件是否合理
供应商资格条件的科学设置关系到项目参与度以及项目的公正公平，因此，要依法依规科学设置。
2、是否执行相关采购政策
采购作为财务支出、降本增效管理的重要措施，承担着宏观调控和配置资源的作用，而具体到每个采购活动，都应当保证采购政策的贯彻落实。
3、采购评分细则是否明晰可量化
采购评分细则是遴选供应商、达成采购目标的重要抓手，故评分细则要明晰、可量化。四看采购程序所要求的时间节点是否合法。五看合同所选取的文本是否正确，合同条款是否和采购需求一致等。
三、复核阶段
对于如何进行复核，应当查看文件的完整性，看看逻辑是否清晰。如，在描述采购需求时，采购文件通常应完整描述采购背景，提出采购标的的具体技术参数，服务要求以及其他需提醒潜在供应商注意的事项。采购文件内容完整、逻辑清晰，才会大大降低供应商制作响应文件的难度，也会降低供应商因一些疏忽而造成应答失败的概率。
另外，还要重点查看文字表述是否简练准确、有无错别字。如，非招标方式采购不应有这样的表述：招标人、招标时间、中标人。同时，内容是否前后一致也很重要。如，采购文件需求部分与合同部分对同一内容要求不一致，或是评分细则与技术参数不对应等情况，这类问题应当避免。
通过多年的招投标咨询服务工作经验，笔者对采购文件的重要性感受颇深，对于如何编制一份合格的采购文件有些许心得，今天分享给大家。但是，只是把一些浅显的想法进行以上总结，更多以期抛砖引玉，获取更多启发，不断提高编制招标采购文件的水平，从而提升招标采购工作能力。
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