本文结合集团企业集中采购模式下的订单现状，分析了采购订单错配、乱配产生的原因，从采购需求管理、采购方案制定、物料编码编制、产品库标准化、采购系统信息化建设、供应商协同等方面研究对策，旨在减少采购订单的错配、乱配现象，提高采购订单的准确性，确保订单执行合法合规。
一、集中采购订单配置现状
集中采购是指采购中将集中采购目录内的货物、工程、服务集中进行采购。集团企业集中采购通常由集团总部发起采购流程并完成与供应商的框架协议签订，各内部需求单位根据集团总部采购结果对相关产品实施订单采购。
集中采购已经被越来越多的集团企业采纳，通过集团总部集中大批量物资采购，一方面减少了各内部需求单位重复采购，降低了采购人工成本；另一方面大批量物资采购吸引了众多潜在供应商参与，各供应商之间竞争加剧，降低了产品采购价格。
随着产品采购价格的降低，供应商为了获取更好的利润，在采购订单执行环节往往通过引导需求或要求采购单位增加无效、虚拟配置来提高产品综合价格，同时由于需求单位内部管理精细化程度差异、部分人员对采购结果理解不清，一些型号较多、配件较复杂的产品，极易出现采购订单配置与实际需求不一致的情形，导致采购订单的错配、乱配问题。
二、原因分析
（一）需求单位对采购结果理解不清
集团总部将采购结果下发至各内部需求单位后，由各内部需求单位根据自身实际需求下发采购订单至供应商。下发订单人员对采购结果理解不清，对关键细则研究不深，易导致下单的配置与实际需求的配置不一致，造成订单错配的情形。如某公司机房专用空调采购，空调关键配件之一的冷媒管，采购计量单位是“延米”。根据采购结果，双系统机房专用空调，1延米对应2组气、液管，共4根铜管。但是在实际采购订单中，需求单位很容易将冷媒管数量按照铜管数量下单，1延米冷媒管往往下单成4延米冷媒管，造成订单错配3倍数量的冷媒管。
（二）物料编码颗粒度大小不合适
产品采购结果确定后，为便于采购及后期物资管理，根据公司管控要求，需要制定产品的物料编码。物料编码的编制水平，直接影响后期该产品的订单管理水平。物料编码的编制颗粒度并非越细越好，太过于细致会导致物料编码过多，选择更为困难；太过于粗放会导致采购订单配置不清晰，甚至无法采购。如某公司新型空调末端系统采购，物料编码的编制仅包含空调主机、安装费、系统调测费以及机柜型号等，未对其他关键的零部件进行物料编码，需求单位在下单时需要在订单上详细罗列具体的零部件名称及价格，并将实际需要的零部件价格折算成已有的物料编码价格进行采购，导致采购订单与实际需求配置不一致。
（三）供应商低价中标后通过虚配或增加配件来提高产品价格
集中采购吸引了众多潜在供应商参与，各供应商之间竞争加剧，一些供应商选择降低产品价格达到中标目的。低价中标后，在采购订单执行环节通过引导需求单位增加无效或虚拟配置来提高产品综合价格。如某公司普通柜式空调采购，低温启动装置是其中一个选配件，加装该配件是为了确保空调在−10℃以下环境中仍然能启动。但在实际采购过程中，我国南方很多省份一年的最低温度都在−10℃以上，加装这个配件起不到任何效果，只会提高空调产品综合价格，增加采购单位的采购成本。
三、对策研究
（一）采购需求标准化
集团企业集中采购涉及数量众多的内部单位需求，受当地经济文化、使用习惯、社会环境等因素的影响，需求存在很多差异，即便是同类产品，采购需求也复杂多样，如配置要求、功能要求、使用要求、环境要求等都会不同。集团总部在统一收集各内部单位的采购需求后，需要进行梳理和归并，简化需求种类，分场景和配置制定统一的产品需求标准，并在后期积极推进标准化产品的应用，严格控制非标准化产品的采购。
（二）优化采购方案
设置产品价格关联系数，避免差异化报价，确保供应商的合理利润。
采购方案决定产品采购的竞争性，最终决定产品价格。合理的采购方案要有前瞻性，既要采购到性价比高的产品，又要确保供应商拥有合理的利润，以达到双方长期合作的目的。采购方案的采购文件报价表由单项物资价格和数量以及总价形成。一些供应商为了确保中标，通常会采用常用型号产品价格报低，非常规型号产品价格报高的策略。在中标后积极游说需求单位选择中标价格高的产品或者增加一些无效的配件来下单，同时对中标价格低的产品不供货或延迟供货。针对以上行为，采购部门在采购方案中应确定所有产品型号的系数比例关系，投标人只要报一个基准产品单价即可得到投标总价，避免出现差异化报价，减少后期供应商低价中标再通过虚配或增加配件来提高产品综合价格的订单虚配、错配现象。
（三）物料编码编制
物料编码的颗粒度应大小合适，对一些配件数量多的产品，应该根据实际需求，尽可能地按照配件明细数据进行物料编码编制，以确保需求部门能准确购买物资，避免因物料编码编制不规范导致出现订单错配、乱配现象。
同时为加强需求单位人员对物料编码编制规则的理解，集团总部可同步下发该产品物料编码编制说明以及实际采购下单过程中的注意事项等，供各内部需求单位参考，并定期通报各单位采购执行情况，及时发现并纠正存在的问题。
（四）设定标准化产品库
大部分集团企业都有内部物资采购管理系统，采购人员将采购结果的物料明细价格等关键信息录入物资采购管理系统的产品库中，需求部门直接通过选择产品库里的物资进行采购。产品库是根据集团总部集采结果录入的，型号数量较多，实际采购过程中容易错选、漏选。采购部门应联合需求部门充分调研，按照使用场景和具体配置，建立标准化配置模型产品库。如开关电源产品采购结果较复杂，型号种类多，机架电流大小从300A到600A不等，里面的配电单元更是涉及多种型号的电路器、铜排及下电方式等。如果直接将采购结果物料导入产品库，由需求部门根据自己的实际需求来选择相应的物资明细，势必会经常造成订单配件的多选或少选。鉴于以上情形，可根据采购结果物料建立应用场景模型，将场景区分为四类，分别是乡镇基站用配置、城区基站用配置、汇聚点机房用配置和一体化机柜及拉远站用配置。需求部门直接根据实际应用场景选择相应的模型，避免订单的错配、乱配现象。
（五）加强智能化系统支撑
一个完善的智能化系统可以快速处理各种类型的订单，按照物资的重要性、标准化程度分类开展采购订单工作，对标准化程度高的物资实行“一点接入，全程贯通”，需求部门只需选择相应的物资，提交流程后按照系统事先配置好的流程规则进行采购，并下单至相应供应商，而对于标准化程度较低的物资和重要性物资，可人为进行适当的干预，优先分配给战略供应商。
智能化系统在需求提单环节还可增加配置校验和提醒功能，对于部分重要、易引起歧义的配件（例如上文说到的空调冷媒管采购单位问题）设置弹窗提醒功能，自动提醒请购人相关注意事项；对于某个产品存在功能相斥的配件，当需求部门在产品库同时选择时，系统不予通过并给出相应提醒。
（六）强化供应商合规意识
采购订单的实际配置需要与供应商进行沟通，有些产品的具体配置甚至需要供应商前往现场进行勘测。如何确保供应商不会在产品配置时引导需求或要求采购单位增加无效、虚拟配置，一方面需要从采购需求、采购方案、物料编码、标准产品库、信息化建设五个方面着手研究对策，另一方面还需要供应商自身加强守法合规意识。如笔者单位会对产品首次分配或中标的供应商开展集中约谈工作，邀请供应商销售级别的高层领导前往参会，重点介绍和宣贯订单执行中可能会存在的各种违规违约问题以及产生的一系列责任和后果，并与各供应商签订履约承诺书，确保供应商在订单执行过程中合法合规。
四、结语
集中采购模式下的订单管理遇到的错配、乱配等问题，不仅要在订单下单执行环节进行处理，更需要从供应链全流程研判解决。精准的采购需求管理、合理的采购方案、详细的物料编码编制规则、模型场景化的标准产品库、高标准的智能化采购系统、供应商的自觉守规意识等，可以促使集中采购模式下的采购订单标准化、规范化，有效减少采购订单错配、乱配现象。
作者：童 宁 韦 巍
作者单位：中国移动通信集团安徽有限公司
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